Frequentemente, a distribuição de listas para telemarketing, listas telefônicas, cujo objetivo é ser usado com bancos de dados ou planilhas de cálculo, se dá usando arquivos texto (extensão .txt), para economizar o espaço de armazenamento (e transmissão) que seria gasto usando formatos de arquivo mais sofisticados. Entretanto, uma vez recebidos os dados, é comum que para seu uso eles sejam convertidos em planilhas de cálculo. A seguir, exemplificamos como isso pode ser feito com o Microsoft Excel 2003, e os dados da lista telefônica de Manfrinóplis, pequena cidade do interior do Estado do Paraná (e uma dentre milhares de listas ofertadas pela MBI em sua loja virtual).

Por padrão, arquivos de extensão .txt são abertos no Windows usando o Bloco de Notas. Nossos dados de exemplo, são visualizados assim:

Aparentemente, eles estão 'bagunçados'. Entretanto, se o mesmo arquivo for aberto usando o comando "Arquivo|Abrir..." do Excel 2003, ele utiliza as tabulações que dividem os campos para separar os dados em colunas (da mesma forma que a maioria das rotinas de importação de gerenciadores de bancos de dados mais sofisticados):

Caso queira visualizar os dados completos, é preciso mudar a largura das colunas. A forma mais rápida é clicar na área cinza a esquerda do título da coluna A e acima da linha 1, que selecionará todos os dados existentes. Agora basta aplicar o comando "Formatar|Coluna|Auto Ajuste da Seleção" para visualizar os dados completos:

Pronto! Para salvar os dados em formato de planilha, agora basta acionar o comando "Arquivo|Salvar Como..." e armazenar os dados no local desejado - lembre apenas de, na caixa de nome "Salvar como tipo:" selecionar "Pasta de trabalho do Microsoft Excel" (em vez do valor que estará lá - 'Texto (separado por tabulações)').

Como converter planilhas Excel em arquivos texto, com os campos separados por tabulações

Você quer fazer o contrário? Ou seja, tem uma planilha Excel e deseja transformar em um arquivo texto (.txt)? Então basta abrir a planilha, acionar o comando "Arquivo|Salvar Como..." e na caixa de nome "Salvar como tipo:" selecionar "Texto (separado por tabulações) (*.txt)". Após fornecer o local e nome de arquivo, você será alertado que o formato .txt não suporta pastas de trabalho que contem varias planilhas. Confirme que isso que deseja, para gravar a planilha atual como arquivo .txt.